Sanierungsstau in der Eigentümer­gemeinschaft: Wir verwalten auch Häuser, an denen etwas getan werden muss

Warum Gemeinschaften mit Sanierungsstau schwer einen Verwalter finden

Ein Objekt mit aufgestauten Maßnahmen bedeutet für eine Verwaltung deutlich mehr Arbeit als eines im Regelbetrieb: Angebote einholen und vergleichen, Beschlüsse sauber vorbereiten, Handwerker koordinieren, Eigentümer und Bewohner informieren, Zahlungen überwachen. Dazu kommt Konfliktpotenzial, weil Sonderumlagen und Kredite selten einstimmig getragen werden. Nicht jede Verwaltung nimmt diesen Aufwand gern an. Der Beirat merkt das daran, dass Anfragen unbeantwortet bleiben oder ein Angebot erst nach vielen Vorbedingungen kommt.

Bei uns ist das anders, weil wir dafür eingerichtet sind:

• Wir begleiten Großmaßnahmen. Bei der energetischen Dachsanierung der Wohnanlage Schlingener Straße 3–9 in Kaufbeuren, vier Hauseingänge und 24 Einheiten, reicht der Weg von der Beschlussfassung über die Modernisierungsankündigungen bis zur Bauabwicklung.
• Wir betreuen Baudenkmale. An der Adlzreiterstraße 30 in München, einem Eckhaus von 1888, stimmen wir jede Maßnahme vorab mit der Denkmalbehörde ab.
• Wir kennen die Abwicklung größerer Wasserschäden, mit Versicherung, Regulierer und Sanierungsfirmen bis zur Schlussabrechnung.
• Wir arbeiten mit einem festen Energieberater und einem stabilen Handwerkernetz. Die Gemeinschaft bekommt vergleichbare Angebote von Firmen, die wir kennen.
• Wir bauen Verwaltungen von Grund auf auf. Als Erstverwalter neu gegründeter Gemeinschaften setzen wir Buchhaltung, Verträge und Abläufe von Null auf. Bei Sanierungsstau ist das dieselbe Aufgabe: Ordnung schaffen, bevor gebaut wird.
• Formale Grundlagen: zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG, Erlaubnis nach § 34c GewO, Vermögensschadenhaftpflichtversicherung bei der andsafe AG.

Was wir tun und was nicht

Wir steuern die Maßnahme: Wir bereiten Beschlüsse vor, holen Angebote ein, koordinieren Fachplaner und Firmen, überwachen Termine und Kosten und rechnen ab. Die Bauleistung selbst erbringen wir nicht. Wir sind weder Bauträger noch Generalunternehmer. Die Ausführung liegt bei Fachfirmen, die die Gemeinschaft beauftragt. Bei größeren Vorhaben empfehlen wir zusätzlich eine unabhängige Bauleitung oder Fachplanung.

Wir arbeiten ausschließlich als Verwalter von Wohnungseigentümergemeinschaften. Mietverwaltung, die Verwaltung einzelner Wohnungen und Maklertätigkeit gehören nicht zu unserem Angebot.

So läuft eine Sanierung bei uns ab

Die Schritte bauen aufeinander auf. Die Reihenfolge ist wichtig, weil Förderanträge und Beschlüsse vor der Beauftragung liegen müssen.

1. Bestandsaufnahme

Wir sichten Teilungserklärung, Protokolle, Gutachten, frühere Angebote, Wartungsverträge und Schadensakten und gehen das Gebäude mit dem Beirat durch. Ergebnis ist eine Liste aller bekannten und vermuteten Mängel, sortiert nach Dringlichkeit: Was ist ein Sicherheitsrisiko oder droht Folgeschäden, was kann geplant werden.

2. Sanierungsfahrplan mit Zahlen

Aus der Bestandsaufnahme entsteht ein Fahrplan über mehrere Jahre. Er nennt für jede Maßnahme den Zeitpunkt, die geschätzten Kosten und die Wirkung auf die Erhaltungsrücklage. Bei energetischen Maßnahmen bindet der Energieberater die Fachplanung ein. So wird die Höhe der Rücklage nachvollziehbar, und drei große Posten fallen nicht überraschend ins selbe Jahr.

3. Vergleichsangebote

Für jede Maßnahme holen wir mehrere Angebote auf Basis derselben Leistungsbeschreibung ein, damit sie vergleichbar sind, und stellen sie dem Beirat mit einer kurzen Bewertung vor. Die Entscheidung trifft die Gemeinschaft.

4. Beschlussvorlage

Wir bereiten den Beschlussantrag vor: Maßnahme, Kosten, Finanzierung, Kostenverteilung, Beauftragung. Ob es sich um Erhaltung oder um eine bauliche Veränderung handelt, bestimmt Mehrheit und Kostenverteilung (§§ 19 bis 21 WEG). Diese Einordnung klären wir vor der Versammlung, in Zweifelsfällen mit einem auf Wohnungseigentumsrecht spezialisierten Rechtsanwalt.

5. Ankündigung und Kommunikation

Sind Wohnungen vermietet, müssen die Vermieter ihre Mieter rechtzeitig und formgerecht über die Maßnahme informieren. Wir unterstützen die Eigentümer mit einheitlichen Unterlagen, einem verständlichen Terminplan und Aushängen für das Haus. Die Verwaltung der einzelnen Mietverhältnisse gehört nicht zu unseren Aufgaben.

6. Bauabwicklung

Wir vergeben die Aufträge nach Beschluss, halten Termine und Kosten nach, dokumentieren Änderungen und berichten dem Beirat regelmäßig. Zahlungen erfolgen erst nach Prüfung von Leistung und Rechnung.

7. Abnahme und Abrechnung

Wir begleiten die Abnahme mit Fachplaner oder Bauleitung, verfolgen Mängel bis zur Beseitigung, prüfen die Schlussrechnung und legen der Gemeinschaft eine Abrechnung der Maßnahme vor. Gewährleistungsfristen tragen wir in unsere Wiedervorlage ein.

Die Finanzierung

Eine Sanierung scheitert selten an der Technik, öfter an der Frage, wer wann wie viel zahlt. Vier Bausteine kommen infrage, meist kombiniert man mehrere.

Erhaltungsrücklage

Eine angemessene Erhaltungsrücklage gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Bei Sanierungsstau ist sie häufig zu niedrig. Der Verwalter legt ihren Stand jährlich im Vermögensbericht offen (§ 28 Abs. 4 WEG). Dieser Bericht ist der Ausgangspunkt jeder Finanzierungsplanung.

Sonderumlage

Reicht die Rücklage nicht, kann die Gemeinschaft zusätzliche Vorschüsse beschließen (§ 28 Abs. 1 WEG). Vorteil: keine Zinsen. Nachteil: Die Eigentümer müssen den Betrag in kurzer Zeit aufbringen. Eine Sonderumlage sollte deshalb Zahlungstermine vorsehen, die für alle machbar sind.

Kredit der Gemeinschaft

Die Gemeinschaft kann eine Sanierung auch über ein Darlehen finanzieren und die Belastung auf mehrere Jahre verteilen. Jeder Eigentümer haftet dem Gläubiger nach dem Verhältnis seines Miteigentumsanteils (§ 9a Abs. 4 WEG). Das gehört ausführlich in die Beschlussvorlage. Konditionen und Rückzahlungsplan holen wir bei mehreren Banken ein.

Fördermittel

Für energetische Sanierungen gibt es Förderprogramme des Bundes, bei denen Wohnungseigentümergemeinschaften antragsberechtigt sind: die Energieberatung mit individuellem Sanierungsfahrplan, Zuschüsse für Einzelmaßnahmen an der Gebäudehülle, Kredite für die Sanierung zum Effizienzhaus und die Heizungsförderung. Die Bedingungen ändern sich mehrfach im Jahr. Vor jedem Antrag prüft der Energieberater den dann gültigen Stand.

Drei Regeln gelten fast immer:

• Antrag vor Auftrag. Der Antrag muss vor Vorhabenbeginn gestellt werden. Ein Auftrag ohne Vorbehalt der Förderzusage kann die Förderung ausschließen. Planung und Beratung dürfen vorher stattfinden.
• Unabhängiger Experte. Für die meisten Programme ist ein Energieeffizienz-Experte aus der Expertenliste des Bundes einzubinden, der nicht mit den ausführenden Firmen verbunden ist.
• Erst der Beschluss. Ein Antrag setzt in der Regel einen Beschluss der Gemeinschaft voraus. Den gemeinschaftlichen Antrag kann der Verwalter stellen.

Pauschale Erwartungen an „die“ Fördersumme nennen wir nicht. Was eine Gemeinschaft bekommt, hängt von Maßnahme, Zahl der Wohneinheiten, erreichtem Standard und Zeitpunkt der Antragstellung ab. Die Berechnung liefert der Energieberater für das konkrete Gebäude.

Was Sie für ein erstes Gespräch bereitlegen sollten

Sie müssen nicht alles haben. Je mehr vorliegt, desto konkreter wird die Einschätzung. Ein erstes Gespräch ist unverbindlich.

• Teilungserklärung mit Aufteilungsplänen
• Protokolle der letzten drei bis fünf Eigentümerversammlungen, vor allem Beschlüsse zu Maßnahmen, Sonderumlagen und Krediten
• letzte Jahresabrechnung und aktueller Wirtschaftsplan mit Stand der Erhaltungsrücklage
• vorhandene Gutachten, Schadensberichte, Angebote oder Kostenvoranschläge
• Energieausweis und Baujahr, soweit bekannt
• Angaben zu laufenden Krediten, Rückständen und offenen Rechtsstreitigkeiten
• bestehende Verträge: Hausmeister, Wartung, Versicherung, Versorger
• bei Denkmalschutz: Denkmalnummer und bisherige Bescheide
• die Fragen des Beirats: Was ist dringend, was ist strittig, was wurde schon versucht?