Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Fristen und was mit den Unterlagen passiert

Der Wechsel in vier Schritten

1. Erstgespräch und Angebot. Der Beirat sichtet die Unterlagen und holt Angebote ein, bevor irgendetwas beschlossen wird.
2. Einladung. Die Versammlung wird in Textform einberufen, in der Regel mindestens drei Wochen vorher. Abberufung und Neubestellung stehen als Tagesordnungspunkte darin.
3. Beschluss. Die Eigentümer beschließen mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen über die Abberufung und die Bestellung der neuen Verwaltung.
4. Übergabe. Die bisherige Verwaltung gibt Unterlagen, Konten und laufende Vorgänge heraus. Die neue Verwaltung übernimmt sie und quittiert sie.

Wie funktioniert ein Verwalterwechsel rechtlich?

Die Eigentümer entscheiden, nicht der Beirat

Nach § 26 Abs. 1 WEG beschließen die Wohnungseigentümer über die Bestellung und die Abberufung des Verwalters. Der Verwaltungsbeirat kann den Wechsel vorbereiten und empfehlen. Beschließen kann er ihn nicht.

Abberufung: jederzeit, ohne Begründung

Nach § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden. Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 braucht es dafür keinen wichtigen Grund mehr. Die Regel ist zwingend: Nach § 26 Abs. 5 WEG dürfen weder der Verwaltervertrag noch die Gemeinschaftsordnung sie einschränken.

Der alte Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung

Abberufung und Verwaltervertrag sind zwei verschiedene Dinge. Die Abberufung beendet das Amt. Der Vertrag mit der bisherigen Verwaltung läuft nach seinen eigenen Bedingungen weiter, endet nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG aber spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Für die Gemeinschaft heißt das: Sie kann die Verwaltung sofort wechseln, muss aber damit rechnen, dass die Vergütung der bisherigen Verwaltung bis zum Vertragsende weiterläuft, längstens sechs Monate. Schauen Sie deshalb vorab in den Verwaltervertrag: Laufzeit, Kündigungsfrist und die Frage, ob der Vertrag mit der Abberufung endet.

Wer den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos kündigen will, etwa wegen schwerer Pflichtverletzungen, muss die Frist des § 626 Abs. 2 BGB beachten: zwei Wochen ab Kenntnis der maßgeblichen Tatsachen. Ob ein wichtiger Grund vorliegt, ist eine Einzelfallfrage, die im Zweifel ein Rechtsanwalt beurteilen sollte.

Welche Beschlüsse braucht es?

Rechtlich zwingend sind zwei Beschlüsse: die Abberufung und die Bestellung der neuen Verwaltung. In der Praxis kommen zwei weitere hinzu, damit der Wechsel sauber läuft.

Abberufung und Bestellung sollten in derselben Versammlung fallen, und die Abberufung sollte erst wirksam werden, wenn die neue Verwaltung ihr Amt antritt. Hat eine Gemeinschaft keinen Verwalter, wird sie nach § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG von allen Eigentümern gemeinschaftlich vertreten. Eine Rechnung zu bezahlen oder einen Handwerker zu beauftragen wird dann sehr umständlich. Die Faustregel lautet deshalb: erst die neue Verwaltung sichern, dann die alte abberufen.

Welche Mehrheit ist nötig?

Nach § 25 Abs. 1 WEG entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Es genügt die einfache Mehrheit, Enthaltungen zählen nicht mit. Ein Mindestanteil anwesender Eigentümer ist im Gesetz nicht vorgesehen. Nach § 25 Abs. 2 WEG hat jeder Eigentümer eine Stimme. Die Gemeinschaftsordnung kann das anders regeln, etwa nach Miteigentumsanteilen. Diesen Punkt prüfen Sie vor der Versammlung.

Wer unterschreibt den neuen Verwaltervertrag?

Dem Verwalter gegenüber vertritt nach § 9b Abs. 2 WEG der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Gemeinschaft, oder ein durch Beschluss dazu ermächtigter Eigentümer. Nehmen Sie diese Ermächtigung ausdrücklich in den Beschluss auf. Dann gibt es hinterher keine Diskussion über die Unterschrift.

Muss die neue Verwaltung zertifiziert sein?

Nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 26a WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung, es sei denn, es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte und weitere Voraussetzungen greifen. Jeder Eigentümer kann die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen. Michael Moll ist zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG.

Wie läuft die Versammlung ab, in der gewechselt wird?

Einladung: Textform, in der Regel drei Wochen

Nach § 24 Abs. 4 WEG erfolgt die Einberufung in Textform. Die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt. Eine kürzere Frist ohne Dringlichkeit kann Beschlüsse anfechtbar machen. Bei einer Abstimmung, die eine Verwaltung beenden soll, ist genau das kein Risiko, das Sie eingehen wollen.

Die Tagesordnung muss den Wechsel benennen

Ein Beschluss ist nach § 23 Abs. 2 WEG nur gültig, wenn sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet war. In der Einladung stehen also ausdrücklich: Abberufung der bisherigen Verwaltung, Kündigung des Verwaltervertrags, Bestellung der neuen Verwaltung, Genehmigung des neuen Vertrags. Legen Sie Vertragsentwurf und Angebot bei, damit die Eigentümer wissen, worüber sie abstimmen.

Und wenn die bisherige Verwaltung nicht einlädt?

Das ist der häufigste Stolperstein, denn nach § 24 Abs. 1 WEG beruft der Verwalter die Versammlung ein. Es gibt drei Wege:

• Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann die Einberufung in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG). Der Verwalter muss dann einladen.
• Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig oder fehlt er, darf der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG).
• Die ordentliche Jahresversammlung bietet sich an: Der Antrag auf Aufnahme der Tagesordnungspunkte geht rechtzeitig schriftlich an den Verwalter, bevor er einlädt.

Wer leitet die Versammlung?

Nach § 24 Abs. 5 WEG führt der Verwalter den Vorsitz, sofern die Eigentümer nichts anderes beschließen. Bei einer Abstimmung über seine Abberufung ist es sinnvoll, dass die Versammlung zu Beginn einen anderen Vorsitzenden wählt, etwa den Beiratsvorsitzenden.

Präsenz, online oder ohne Versammlung

Die Eigentümer können beschließen, dass die Teilnahme auch elektronisch möglich ist (§ 23 Abs. 1 WEG). Eine rein virtuelle Versammlung ist nach § 23 Abs. 1a WEG nur mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen möglich. Ein Beschluss ohne Versammlung ist nach § 23 Abs. 3 WEG nur gültig, wenn alle Eigentümer in Textform zustimmen. Für einen Verwalterwechsel ist das selten realistisch.

Nach dem Beschluss: Niederschrift und Anfechtungsfrist

Über die Beschlüsse ist nach § 24 Abs. 6 WEG unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Sie wird vom Vorsitzenden, einem Eigentümer und, falls ein Beirat bestellt ist, dem Beiratsvorsitzenden unterschrieben.

Banken und Grundbuchämter verlangen oft einen Nachweis der Verwaltereigenschaft. Nach § 26 Abs. 4 WEG genügt dafür die Niederschrift des Bestellungsbeschlusses, wenn die Unterschriften öffentlich beglaubigt sind. Planen Sie die Beglaubigung ein, wenn Kontovollmachten geändert werden sollen.

Eine Anfechtungsklage muss nach § 45 WEG innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden. Bis ein Gericht einen Beschluss für ungültig erklärt, bleibt er nach § 23 Abs. 4 WEG gültig. Die neue Verwaltung kann ihr Amt also antreten, auch wenn die Anfechtungsfrist noch läuft.

Welcher Zeitplan ist realistisch?

Ein Wechsel zum 1. Januar ist der häufigste Wunsch, weil das Wirtschaftsjahr dann sauber getrennt ist. Dafür muss der Beschluss in der Herbstversammlung fallen. Die Einladungsfrist läuft davor, und davor liegen Erstgespräch und Angebot. Rückwärts gerechnet ergibt sich ein Bild, das viele Beiräte unterschätzen:

Das Beispiel ist eine Kalenderrechnung, keine gesetzliche Frist. Es zeigt aber: Wer zum Jahreswechsel wechseln will, muss das Erstgespräch im Herbst früh führen. Zwischen Erstgespräch und Beschluss liegen realistisch fünf bis sieben Wochen.

Verpasst die Gemeinschaft den Herbst, ist das kein Drama. Dann bieten sich ein Wechsel zum Quartals- oder Halbjahresbeginn und eine Versammlung im Frühjahr an, oder eine außerordentliche Versammlung, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer sie verlangt. Für den gesamten Vorgang vom ersten Gespräch bis zur vollständigen Übernahme gilt bei uns: selten unter drei Monaten.

Was passiert mit Konten, Unterlagen und offenen Vorgängen?

Die bisherige Verwaltung muss herausgeben

Nach § 667 BGB in Verbindung mit § 675 Abs. 1 BGB ist die Verwaltung verpflichtet, alles herauszugeben, was sie für die Gemeinschaft erhalten und daraus erlangt hat. In der Praxis sind das:

• Verwaltungsunterlagen in Papier und digital: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan, Protokolle
• die Beschluss-Sammlung, die der Verwalter nach § 24 Abs. 7 und 8 WEG führt
• Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Vermögensberichte und die zugehörigen Belege
• Kontoauszüge und Buchhaltungsdaten
• Verträge mit Dienstleistern, Versorgern und Versicherern
• Unterlagen zu laufenden Schäden, Sanierungen und Gewährleistungsfristen
• Eigentümerliste, Schlüsselverzeichnis, Zugangsdaten
• Listen offener Forderungen und Hausgeldrückstände

Nehmen Sie die Herausgabe ausdrücklich in den Beschluss auf und ermächtigen Sie den Beiratsvorsitzenden, sie zu verlangen. Fordern Sie schriftlich und mit einer konkreten Liste an, nicht pauschal. Wir übernehmen die Abstimmung mit der bisherigen Verwaltung und dokumentieren, was ankommt und was fehlt.

Konten

Hausgeld und Erhaltungsrücklage gehören der Gemeinschaft (§ 9a WEG), nicht der Verwaltung. Bei der Übernahme klären wir zuerst, auf wen das Konto lautet und wer darüber verfügen darf. Danach wird die Verfügungsberechtigung geändert oder ein Konto auf den Namen der Gemeinschaft eingerichtet, Lastschriften und Daueraufträge werden umgestellt und der Stand zum Übergabestichtag abgestimmt.

Wer erstellt die Jahresabrechnung für das Vorjahr?

An dieser Frage hängen viele Übergaben zum Jahreswechsel. Nach der aktuellen Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs ist grundsätzlich der Verwalter zuständig, der im Amt ist, wenn die Abrechnungspflicht nach Ende des Kalenderjahres entsteht. Wer zum 1. Januar übernimmt, stellt die Abrechnung des Vorjahres also in der Regel selbst auf. Der Verwaltervertrag kann Abweichendes regeln.

Die bisherige Verwaltung bleibt trotzdem in der Pflicht: Sie schuldet Rechnungslegung, also den Nachweis, dass alle Einnahmen und Ausgaben ihrer Amtszeit richtig erfasst sind. Deshalb gehören Kontoauszüge, Belege und Buchungsdaten zu den ersten Dingen, die eine neue Verwaltung braucht.

Laufende Vorgänge

Offene Schäden, Angebote, Verträge mit Kündigungsfristen und beauftragte Handwerker gehen nicht verloren, wenn sie erfasst sind. Wir legen zu Beginn eine Liste an: was läuft, was beauftragt ist, welche Frist ansteht. Dazu prüfen wir, ob die Gebäudeversicherung angemessen ist und ob Gewährleistungsfristen ablaufen.

Was kostet die Übernahme?

Die Übernahme kostet die Gemeinschaft nichts extra. Aufnahme der Unterlagen, Bestandsaufnahme, Einrichtung in der Verwaltungssoftware und Aktenübergabe sind mit der laufenden Vergütung abgegolten. Eine Wechselgebühr berechnen wir nicht.

Die laufende Vergütung ist ein fester Betrag je Einheit und Monat. Er richtet sich nach Größe und Zustand des Objekts. Sondervergütungen für Leistungen außerhalb der Grundverwaltung nennen wir einzeln im Angebot.

Zwei Kosten entstehen unabhängig davon, wen Sie wählen:

• Die Vergütung der bisherigen Verwaltung kann bis zum Vertragsende weiterlaufen, längstens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Ein früher Blick in den Verwaltervertrag zeigt, wie viel das ist.
• Die Vorbereitung der Versammlung kostet Aufwand für Einladung, Vertragsunterlagen und gegebenenfalls die beglaubigte Niederschrift.

Was ist, wenn Sie krank sind oder im Urlaub?

Diese Frage sollte jede Gemeinschaft stellen, die schon einmal erlebt hat, dass eine Verwaltung nicht erreichbar war, weil eine Person ausfiel. M&M Hausverwaltung ist inhabergeführt, Michael Moll ist die feste Ansprechperson jeder Gemeinschaft. Deshalb beantworten wir die Frage, bevor Sie sie stellen müssen.

• Vertretung ist geregelt. Für Urlaub und Krankheit gibt es eine Vertretung. Ihre Gemeinschaft bleibt erreichbar, und dringende Angelegenheiten bleiben nicht liegen.
• Notdienst rund um die Uhr. Bei Wasserschaden, Heizungsausfall und anderen Notfällen ist auch außerhalb der Bürozeiten und am Wochenende jemand erreichbar.
• Feste Erreichbarkeit. Montag bis Freitag, 8 bis 19 Uhr, unter 0151 41615642, ohne Zentrale und ohne Warteschleife.
• Vorgänge statt Zettel. Jede Anfrage wird als Vorgang erfasst und bleibt offen, bis sie erledigt ist.
• Unterlagen hängen nicht an einer Person. Stammdaten, Wirtschaftspläne und Abrechnungen liegen in der Verwaltungssoftware. Belegeinsicht gewähren wir digital.

Fragen, die Sie jeder Verwaltung stellen sollten, auch uns:

1. Wer kennt meine Anlage außer der Person, die mich betreut?
2. Wer greift bei Urlaub oder Krankheit auf Unterlagen und Konten zu, und wie schnell?
3. Wo liegen die Unterlagen, und kommen Beirat und Eigentümer selbst heran?
4. Wer ist im Notfall nachts und am Wochenende erreichbar?

Für welche Gemeinschaften wir die richtige Wahl sind

Am besten passen wir zu Gemeinschaften ab etwa 15 Einheiten, und größere Wohnanlagen übernehmen wir gern: mehrere Hauseingänge, Tiefgarage, Aufzug, getrennte Verwaltungseinheiten. Unser größtes Objekt hat 38 Wohneinheiten und 35 Stellplätze, in Kaufbeuren betreuen wir 24 Einheiten mit vier Hauseingängen und einer laufenden Dachsanierung. Kleinere Gemeinschaften verwalten wir mit derselben Sorgfalt. Worauf es bei großen Anlagen ankommt, steht auf der Seite Verwaltung für Wohnanlagen.

In München betreuen wir unter anderem die Adlzreiterstraße 30, ein Baudenkmal mit 14 Einheiten in zwei getrennten Verwaltungseinheiten, und die Linprunstraße 58, die wir nach dem Ende der bisherigen Verwaltung kurzfristig übernommen haben. Weitere Beispiele finden Sie unter Objekte.

Was eine inhabergeführte Verwaltung auszeichnet: Ihre Gemeinschaft ist kein Aktenzeichen in einer Abteilung, sondern hat eine feste Ansprechperson, die die Anlage kennt und für die Verwaltung geradesteht.

Auch bei Sanierungsbedarf

Gemeinschaften wechseln die Verwaltung oft, weil sich Themen angestaut haben: Rücklage zu niedrig, Heizung veraltet, Fassade, Leitungen, ein Wasserschaden ohne saubere Abwicklung. Nicht jede Verwaltung übernimmt solche Gemeinschaften gern. Wir übernehmen sie ausdrücklich. Wie wir dabei vorgehen, steht auf der Seite Sanierungsstau in der WEG.

Was Sie über uns prüfen können

• Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG: Michael Moll.
• Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO (Wohnimmobilienverwalter), Aufsichtsbehörde ist die IHK für München und Oberbayern.
• Vermögensschadenhaftpflichtversicherung bei der andsafe AG.
• Bewertungen: Lesen Sie selbst, was Eigentümer schreiben: Rezensionen bei Google.
• Anschrift: M&M Hausverwaltung, Gotzinger Straße 54, 81371 München. Inhaber: Michael Moll.

Wir verwalten ausschließlich Wohnungseigentümergemeinschaften. Wenn Sie eine Mietverwaltung, die Verwaltung einzelner Eigentumswohnungen oder einen Makler suchen, sind wir nicht die richtige Anlaufstelle.

Wie läuft ein erstes Gespräch ab?

Das Erstgespräch führt zu einem Angebot, nicht zu einer Verpflichtung. Es geht um drei Fragen: Was ist der Anlass für den Wechsel? Welche Themen liegen offen? Wie soll die Verwaltung aussehen, die Sie sich wünschen?

Was wir vorab brauchen

• Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
• die Beschluss-Sammlung
• die letzten drei Jahresabrechnungen und den aktuellen Wirtschaftsplan
• den bestehenden Verwaltervertrag mit Laufzeit und Kündigungsregelung
• die Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen
• Angaben zur Anlage: Einheiten, Baujahr, Zustand, bekannte Schäden und geplante Maßnahmen
• Stand der Erhaltungsrücklage und offene Hausgeldrückstände, soweit bekannt

Es muss nicht alles vollständig sein. Fehlt etwas, sagen wir Ihnen, wie es sich beschaffen lässt.

Wie es weitergeht

1. Erstgespräch mit dem Beirat, ungefähr eine Woche nach der Kontaktaufnahme. Wir sehen uns die Unterlagen an und sagen Ihnen ehrlich, was auf die Gemeinschaft zukommt.
2. Angebot mit festem Honorar, ein bis zwei Wochen später. Ein Betrag je Einheit und Monat, alle Sondervergütungen einzeln benannt.
3. Vorstellung in der Versammlung. Wir stellen uns den Eigentümern persönlich vor und beantworten Fragen, bevor abgestimmt wird. Die Beschlussvorlage liefern wir mit.
4. Aktenübergabe in den vier bis acht Wochen nach dem Beschluss. Die Abstimmung mit der bisherigen Verwaltung übernehmen wir, auch wenn sie stockt.

Muster: Beschlussanträge für die Einladung

Die folgenden Formulierungen sind eine Orientierung für die Tagesordnung. Passen Sie sie an Ihre Gemeinschaft an und lassen Sie sie im Einzelfall rechtlich prüfen, insbesondere wenn der Altvertrag Besonderheiten hat. In eckigen Klammern stehen die Angaben, die Sie einsetzen.